Vorsicht! Office 2010/2011 und InDesign

Microsoft hat dieses Jahr Office 2010 für Windows und Office 2011 für Macintosh veröffentlicht. Doch sollte man als InDesign User schon das Upgrade wagen?

Diese Frage stellt sich zurecht, je nachdem welche InDesign Version Sie einsetzen. InDesign CS5 besitzt bereits einen Importfilter für Dateien aus den neuen Office Suiten. Doch wenn Sie noch InDesign CS4 sowie frühere Versionen von InDesign im Einsatz haben sollten Sie sich diesen Schritt gut überlegen. Denn die neuen Office Dokumente lassen sich nicht in InDesign CS4, geschweige denn in älteren InDesign-Versionen importieren. Der Import-Dialog wird ohne Meldung abgebrochen.

Zwar ist es noch möglich das Office Dokument in ein älteres Format abzuspeichern. Doch werden auch da Qualitätsverluste und Importfehler zu beklagen sein.
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Word zu PDF konvertieren

Sie möchten gerne ein PDF für den Druck erstellen, haben aber keine oder wenig Ahnung davon. Dann ist dieser Beitrag wie für Sie gemacht!

In meiner Laufbahn als Schriftsetzer wurde ich schon öfters gefragt wie man am besten ein Word Dokument zu einer PDF Datei umwandeln kann. Nun hier gehen die Meinungen dann weit auseinander und es gibt auch viele Möglichkeiten. Jedoch werde ich Ihnen hier die Methode beschreiben, welche zumindest mir bis jetzt die wenigsten Probleme gebracht hat.

Um mein PDF aus Word zu erstellen, arbeite ich mit dem kostenlosen Global Graphics gDoc Creator in der Version 2.1.0 (vormals Jaws PDFCreator). Bei der Installation wird auch noch das Programm gDoc Fusion mit installiert welches ähnlich wie der Acrobat Reader, PDF und XPS Dateien darstellen kann, jedoch aber auch einige Möglichkeiten besitzt um PDFs zu bearbeiten. gDoc Fusion ist jedoch Kostenpflichtig. gDoc Creator ist zudem Ideal um aus XPS Dateien ein PDF zu erstellen.


Installation

Die Installation ist recht einfach und schnell vollzogen. Es sind nur einige wenige Optionen die man dabei verändern muss.

Schalten Sie durch die Bilder um die Installation Schritt für Schritt durchzugehen (Maus za. zwei Sekunden über Bild anhalten um Anweisungen zu lesen).

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Konfiguration

Damit die zukünftigen PDFs aber dem Grossteil der Anforderungen einer Druckerei genügen muss man die Standardeinstellungen etwas modifizieren.

Dazu gehen Sie bei Windows7 auf Start und wählen „Geräte und Drucker“ aus.

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Dort machen Sie einen Rechtsklick mit der Maus auf „gDoc PDF Creator“.

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Und wählen „Druckeinstellungen“.

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Im neuen Fenster gehts dann weiter mit „Erweitert“

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Und hier befinden sich nun einige der Grundeinstellungen:

Bei Druckqualität wählen Sie: 2400dpi
TrueType-Schriftarten werden Als Softfont in den Drucker geladen
TrueType-Downloadoption wird auf Automatisch gestellt (auf + Zeichen neben PostScript-Optionen klicken um dahinzugelangen)
PostScript-Sprachebene ist 3

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PDF Erstellen

Die Installation und Konfiguration sieht zwar kompliziert aus, ist aber sogar für einen unerfahrenen Benutzer in za. 5 Minuten erledigt. Nachdem diese Punkte dann abgeschlossen sind können Sie Ihr Dokument in ihrem Textverarbeitungsprogramm (bei mir MS Word) öffnen und wählen dort Drucken (in der Regel unter Datei –> Drucken).

In diesem Fenster geben Sie dann als Drucker „gDoc PDF Creator“ an und wählen OK (sofern ihr Format A4 ist. Für benutzerdefinierte Formate folgt anschliessend noch eine Erklärung).

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Hier öffnet sich nun das Fenster zur definitiven PDF Erstellung. Hier können Sie den Namen der PDF Datei wählen und dieses Fenster gibt Ihnen auch die Möglichkeit ein PDF Profil (Einrichtung) zu wählen. PDF Profile enthalten PDF Spezifische Informationen wie z.B. die maximale Auflösung der Bilder, den Farbraum ... gDoc Creator wird bereits mit einigen Profilen ausgeliefert und hierbei interessiert uns „Druckfertig“. Haben Sie die auch gDoc Fusion erstanden haben Sie in gDoc Creator die Möglichkeit diese PDF Profile anzupassen.

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Mit einem klick auf „Speichern“, wird Ihr PDF erstellt.

Glückwunsch
diese PDF Datei können Sie nun an die Druckerei weitergeben!


Benutzerdefinierte Seitengrösse

Halt Stop! Wir haben noch die benutzerdefinierte Seitengrösse nicht gesehen. Dazu gehen wir zurück zu unserem Drucken Menü und wählen „Properties“.

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Dann „Erweitert“.

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Und bei Papiergrösse dann „Benutzerdefinierte Seitengrösse für Postscript“ falls Ihr gewünschtes Format nicht bereits in der Liste aufgelistet ist.

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Hier können Sie nun die spezifische Seitengrössen angeben.

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Durch mehrmaliges bestätigen der „Ok“s in den verschiedenen Fenster gelangen Sie dann wieder zum Drucken Menü zurück und können wie bereits oben beschrieben fortfahren.


Allgemeine Informationen

Nun, was bleibt noch zu sagen?

Diese Methode ermöglicht schlechten oder niedrig aufgelösten Bildern nicht besser zu werden. Schlechte Bilder bleiben schlecht. Die gesamte PDF Datei wird in das Vierfarb-System konvertiert. Schwarzer Text wird auch in die 4 Farben aufgeteilt. Schriften werden in der Regel eingebettet und nicht in Pfade gewandelt.

Bei uns in der Druckerei können diese Daten weiterverarbeitet bzw. der 4 Farb Schwarze Text in reines Schwarz umgewandelt werden. Jedoch ist hier anzumerken dass nicht jede Druckerei dies kann oder aus Kostengründen machen will (vor allem Billigdruckereien). Zudem gibt es Druckereien die spezielle Farbprofile voraussetzen. Hier kann ich nur Raten: Reden Sie mit den Fachleuten. Lassen Sie sich beraten und vor allem gehen Sie nicht zu viele Kompromisse ein, nur um ein paar Euro im Druck zu sparen.

Dann bleibt auch noch das Thema Beschnitt. Dies betrifft Bilder oder Texte die am Rand der Seite stehen. Office Anwendungen kennen keinen Beschnitt und es ist in der Regel auch nicht möglich diesen automatisch beizufügen. Sollten Sie also entscheiden Ihr PDF selbst zu machen und das Layout nicht professionell nachbauen zu lassen, kann ich nur empfehlen jegliche Art von Bild oder Text za. 5 mm vom Rand entfernt zu platzieren.

Unsere Dienstleistung ist ein Beruf. Wenn Sie Qualität möchten, lassen Sie Ihr Dokument von einem Setzer/Grafiker aufbereiten. Diese Leute haben die nötige Fachkenntnis und die nötige Ausrüstung.

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Bilder aus Worddokument schnell und leicht extrahieren

Bilder aus Wordokumenten extrahieren, leicht gemacht!

Wer kennt das nicht? Man bekommt ein Worddokument geliefert und soll daraus die Bilder entnehmen um diese dann für das Layout in InDesign weiterzuverarbeiten.

Allgemein wird gerne die Methode verwendet das Worddokument in ein PDF zu konvertieren und die Bilder dann aus Acrobat heraus in Photoshop zu ändern. Nicht nur dass dieser Weg sehr aufwändig ist. Nein, wenn Bilder in Word nicht proportionell verkleinert/vergrössert wurden oder aber die Farben mit den eingebauten Möglichkeiten abgeändert wurden ist dies natürlich auch im PDF enthalten.

Aber es gibt eine bessere Methode. Es ist möglich die Bilder in original Farbe, Format und Auflösung relativ leicht aus einem Worddokument zu entnehmen. Möglich macht dies das Wordformat „docx“. Sollten sie noch eine Datei im „doc“-format besitzen, müssen Sie diese zuerst in „docx“ mit einer neueren Office Version abspeichern.

Anschliessend gehen Sie hin und benennen die Dateiendung „docx“ in „zip“ um.

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Den anschliessenden Dialog, mit der Frage welches Format Sie nun fefinitiv verwenden möchten, beantworten Sie mit „zip verwenden“

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Nun können Sie das Worddokument entpacken. Auf dem Mac erledigen Sie dies indem Sie mit einem rechten Mausklick auf die Datei klicken und Öffnen mit und dann Archivierungsprogramm wählen.

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Nachdem der Inhalt entpackt ist, können Sie diesen nach einem Ordner „media“ durchsuchen und finden dort alle in Word benutzten Bilder.

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